Kauf und Miete – In 10 Schritten zum Übergabeprotokoll

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Sowohl im Bereich der Vermietung als auch beim Immobilienkauf begegnet uns das Übergabeprotokoll. Ob ihr als Mieter oder Vermieter, Käufer oder Verkäufer am Immobilienmarkt teilnehmt, es lohnt sich, für die Übergabe des Objekts und der dazugehörigen Schlüssel einen Rahmen zu schaffen.

Doch was genau beinhaltet ein Übergabeprotokoll eigentlich? Und warum wird es angefertigt? Entdeckt im folgenden Ideenbuch 10 wesentliche Punkte, die als Grundlage zur Anfertigung eines Protokolls dienen können.

Was ist ein Übergabeprotokoll?

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Ein Übergabeprotokoll, oder auch Abnahmeprotokoll genannt, beschreibt den Zustand eines Hauses bzw. einer Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe.

Das trifft sowohl im Bereich des Verkaufs als auch der Vermietung zu. Je nach Struktur und Gestaltung des Dokuments fällt dieses Protokoll allgemein formuliert oder detaillierter aus.

Übergabe einer Mietwohnung

Das Übergabeprotokoll ist ein wichtiges Zeugnis, um Mängel zu dokumentieren, die unter Umständen bei der Besichtigung übersehen wurden. So sollte in einem solchen Protokoll z.B. auf Schäden im Parkett oder im Fliesenspiegel des Badezimmers aufmerksam gemacht werden.

Das Protokoll hält schriftlich fest, welche Mängel der Vermieter vor dem Einzug des neuen Mieters beheben muss. Außerdem bewahrt es dich als Mieter davor, beim späteren Auszug aus der Wohnung für etwaige Schäden, die vor deinem Einzug entstanden, aufkommen zu müssen.

Übergabe eines Kaufobjekts

Beim Kauf von Immobilien wird oft auf dem Grundsatz gekauft wie gesehen gehandelt. Aus diesem Grund ist die Mängeldokumentation im Rahmen eines Übergabeprotokolls schwieriger.

Wenn der Käufer nach Kaufabschluss Mängel am Objekt bemerkt, liegt er in der Beweispflicht, sollte er eine Mängelhaftung durch den Verkäufer anstreben. Um Ersatzansprüche stellen zu können, muss der Käufer nachweisen können, dass diese Mängel vorsätzlich vom Verkäufer verschwiegen wurden.

Warum bedarf es eines Übergabeprotokolls?

Es gibt grundsätzlich keine Pflicht zur Anfertigung von Übergabeprotokollen. Allerdings ist das Führen von Übergabeprotokollen sowohl bei Miet- als auch bei Kaufobjekten sehr zu empfehlen.

Um spätere Rechtsstreits zu vermeiden, sollten Protokolle sorgsam bedacht werden. Zudem ist es gerade im Bereich des Hausverkaufs sinnvoll, die Immobilie von einem Fachmann oder einem Immobilienmakler bewerten zu lassen. Hier gestalten sich die Protokolle oftmals auch umfangreicher als bei Vermietungen.

Muster Abschnitt 1: Anlass der Übergabe

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Online sind mittlerweile eine Reihe übersichtlicher Vorlagen und Muster zu Übergabeprotokollen zu finden. Inhaltlich sollten diese der Immobilie entsprechend ergänzt werden. Dabei können die folgenden 10 Abschnitte als Grundlage dienen. Im 1. Abschnitt ist der Anlass der Übergabe festzuhalten:

  • Handelt es sich um Kauf, Miete, Einzug, Auszug oder Weiteres?

Zudem solltet ihr hier Angaben machen

  • zur Objektart,
  • zu Name und Anschrift des Übergebenden,
  • und zu Name und Anschrift des Eigentümers oder Mieters.

Muster Abschnitt 2: Bereiche – ohne Mängel / festgestellte Mängel

Im 2. Abschnitt werden alle Bereiche, d.h. alle Räume, aufgelistet. Ihr solltet hier festhalten, ob Mängel festgestellt wurden, oder ob ein Zimmer ohne Mängel ist.

Beispiel: Bei der Besichtigung des Hauses / der Wohnung am (TT/MM/JJJJ) wurden ( ) keine / ( ) untenstehende Mängel festgestellt:

  1. Diele / Flur: ohne Mängel
  2. Bad: Stellenweise tritt Schimmel an Fugen auf *
  3. Schlafzimmer I: ohne Mängel
  4. Schlafzimmer II: undichtes Fenster

usw.

Muster Abschnitt 3: Beseitigung der Mängel

Bei der Aufnahme der Mängel solltet ihr sowohl auf den Innen- als auch den Außenbereich der Immobilie achten. Im Abschnitt 3 des Übergabeprotokolls wird die Beseitigungsabsicht und reine Dokumentationsabsicht festgehalten:

Die festgestellten Mängel sind vom Übergeber fachgerecht zu beseitigen. Bis zum (TT/MM/JJJJ). Die mit * gekennzeichneten Mängel sollen lediglich dokumentiert werden.

Muster Abschnitt 4: Zählerstände

An dieser Stelle sind die Zählerstände am Tag der Übergabe abzulesen, für

  • Strom,
  • Gas, und
  • Wasser.


Muster Abschnitt 5: Schlüsselübergabe

Im Abschnitt 5 werden die Schlüsselarten benannt und die jeweilige Anzahl wird verzeichnet:

  • Hausschlüssel
  • Wohnungsschlüssel
  • Kellerschlüssel
  • Briefkastenschlüssel
  • Angabe zu fehlenden Schlüsseln

Alle genannten Schlüssel werden dem Eigentümer / Mieter ausgehändigt. Es wird versichert, dass sich keine Schlüssel mehr im Besitz des Übergebers befinden.

Wenn ein Bestandsmieter z.B. eine Garage oder einen Stellplatz hinzumietet, wird in vielen Fällen ein individuelles Schlüsselübergabeprotokoll zwischen den Parteien erstellt.

Muster Abschnitt 6 – Kaufobjekt: Rechnungen von durchgeführten Renovierungen

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Sind in der näheren Vergangenheit Renovierungen am Kaufobjekt durchgeführt worden, ist es sinnvoll die Rechnungen an den neuen Eigentümer weiterzugeben. Dieser kann daraufhin den Erhalt der Dokumente im Übergabeprotokoll bestätigen.

Solltest du als neuer Eigentümer in Zukunft mit einem Schadensfalls, etwa an neu eingebauten Fenstern, zu tun haben, kannst du dich so ggf. auf die Garantie berufen.

Muster Abschnitt 7 – Kaufobjekt: Garantiescheine und Bedienungsanleitungen

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Es lohnt sich auch, besondere Gegebenheiten der Immobilie zu beschreiben und an dieser Stelle mögliche Bedienungsanleitungen und Garantiescheine zu übergeben und den Erhalt zu bestätigen.

Muster Abschnitt 8 – Kaufobjekt: Baupläne u.a.

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Gerade im Rahmen eines Immobilienverkaufs überschneidet sich dieser Abschnitt mit den Inhalten eines Kaufvertrags.

Trotzdem kann es sinnvoll sein, die Übergabe der Baupläne, Grundrisse und statischen Berechnungen zu protokollieren.

Muster Abschnitt 9 – Kaufobjekt: Grundsteuerbescheide

Auch die Grundsteuerbescheide werden bei Zustandekommen eines Vertrags übergeben. In Absprache mit dem Immobilienmakler kann auch hier ein Hinweis darauf genügen.

Muster Abschnitt 10: Unterschriften

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Beide Parteien unterschreiben und bekommen ein Exemplar ausgehändigt.

In manchen Fällen ist es üblich, dass der Eigentümer / Mieter das Originaldokument verwahrt, während dem Übergeber eine Kopie ausgehändigt wird. Im Falle der Anwesenheit eines Immobilienmaklers oder Fachmanns, gilt zu klären, ob dieser ebenfalls eine Unterschrift setzt.

Wann ist die richtige Zeit für eine Übergabe?

Vogelperspektive architekt4 Moderne Häuser
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Mietobjekte: Ein Mieter übergibt die Wohnung an seinen Vermieter, wenn der Mietvertrag offiziell endet. Ebenso gestaltet sich die Übergabe des Vermieters an einen neuen Mieter. Diese geschieht im Regelfall kurz nachdem der Mietvertrag unterschrieben wurde.

Kaufobjekte: Grundsätzlich ist es üblich, eine Übergabe erst stattfinden zu lassen, wenn der volle Kaufpreis auf dem Konto des Verkäufers verzeichnet wird. Allerdings kann in Absprache mit dem Notar und festgelegt in einem schriftlichen  Vermerk auch eine vorzeitige Übergabe vereinbart werden. In diesem Fall ist eine Übergabe üblicherweise mit einer Anzahlung über 10-15 % des vereinbarten Kaufpreises verbunden.

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